Propuesta metodológica de gestión al cambio organizacional para instituciones de educación superior.

Abstract

La velocidad en la que se suscitan los cambios tecnológicos en la actualidad y la cantidad de información que se genera en tiempo real, en todos los campos del saber, ha traído consigo la demanda de ciertos requerimientos complejos y dinámicos para que las organizaciones, insertas dentro de la sociedad del conocimiento y sucumbidas por los efectos de la globalización, puedan adaptarse rápidamente a tales cambios. El uso de las tecnologías de información y comunicación en este tipo de sociedad ha logrado romper tanto las barreras que impedían tener a las instituciones interconectadas en tiempo real, como las relaciones jerárquicas y burocráticas entre los diferentes sectores que la conforman. La agilización de los procesos, el manejo de recursos mediante su automatización, la toma de decisiones acertadas para lograr una mayor eficiencia y eficacia en la actitud laboral, el mantenimiento de canales de comunicación fluida a lo interno y externo de las organizaciones, entre otros, se pueden contar como algunas de las ventajas que ofrecen las tecnologías actuales. Sin embargo, a pesar de estos cambios e innovaciones, se observa con preocupación cómo dentro de algunos entornos empresariales, aún se desarrollan actividades de manera repetitiva, duplicando esfuerzos en tiempo y generando incrementos de costos asociados, sin una definición clara y específica del proceso en el que se encuentran involucrados sus actores. Dentro de estos entornos, se hace necesario implementar un modelo de trabajo dentro del cual todos los procedimientos se puedan apoyar en la concatenación de metas comunes, orientadas hacia la optimización de estas actividades. Esto con el fin de mantener los procesos actualizados y flexibles para satisfacer tanto las necesidades internas como las externas. El establecimiento de este modelo es factible si se aprovechan las ventajas que ofrece el uso de metodologías apoyadas en las herramientas tecnológicas. Los entornos organizacionales aludidos en el párrafo precedente incluyen las instituciones educativas las cuales ameritan un seguimiento continuo para dar respuestas efectivas y eficaces a los requerimientos demandados por la sociedad en la cual se desenvuelven y por la comunidad científica y académica que justifican su razón de ser. Tal es el caso del Instituto Nacional de Formación Técnica Profesional (INFOTEP) de San Juan del Cesar, La Guajira cuyos planes, programas y proyectos exigen el manejo de un gran volumen de información. Para ello necesitan estar a la vanguardia con la implementación de filosofías de trabajo basadas en metodologías de procesos, a fin de garantizar el constante monitoreo y evaluación de su producción para evitar duplicidad de funciones, errores en los procedimientos y otros aspectos que afectan su visibilidad dentro del contexto social que representan. Esta filosofía de trabajo por procesos, basada en metodologías que se apoyan en herramientas tecnológicas, implica concebir a las organizaciones como sistemas abiertos, flexibles y quizás lo más importante, estar preparadas al cambio. Con base en esta filosofía y en relación a los cambios que esta implementación amerita, se justifica la realización del presente trabajo el cual se fijó como objetivo diseñar una propuesta metodológica de gestión al cambio organizacional que permita agilizar y gestionar los planes, programas y proyectos del INFOTEP. Esta metodología, basada en Business Process Management (BPM), utilizada principalmente en entornos empresariales comerciales, se concibe como un conjunto de herramientas y tecnologías que sirven para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocios operacionales, mejorando su rendimiento de manera efectiva, ágil y transparente. Para el alcance del objetivo propuesto, se realiza un estudio diagnóstico que permite identificar las condiciones de INFOTEP en cuanto al manejo de sus planes, programas y proyectos. Dicho diagnóstico sirvió de insumo para la construcción de un modelo de procesos basado en el BPM y la generación de una propuesta metodológica para la gestión del cambio y posterior implementación. En este sentido, el presente trabajo se estructura en cinco capítulos. En el Capítulo I se describe el contexto seleccionado para la investigación y se aborda con más detalle la situación problemática antes descrita. En el Capítulo II se presenta el entramado teórico sobre el cual se sustenta el estudio. Los procedimientos metodológicos adoptados para el desarrollo de la propuesta se detallan en el Capítulo III, mientras que en el IV se desarrolla dicha propuesta. El Capítulo V reporta los resultados de todo el proceso investigativo y finalmente, la investigación culmina con las conclusiones y recomendaciones derivadas del objetivo propuesto.